Da tempo si sente parlare di software gestionali per le aziende, programmi diventati ormai fondamentali per tutti quei professionisti che hanno la necessità di gestire una grande mole di lavoro in maniera veloce e precisa, riducendo al minimo i margini di errore. Oggi cercheremo di capire come funzionano, e perché stanno diventando sempre più importanti anche per le officine meccaniche.
Che cosa è un software gestionale?
Per gestionale si intende un programma che consente di automatizzare molti dei processi lavorativi di un’azienda. Il suo compito è quello di velocizzare e semplificare la gestione dei dati legati alle attività svolte. Ogni attività comporta infatti raccolta di informazioni, produzione di documenti, organizzazione delle varie fasi di lavoro, programmazione degli appuntamenti con la clientela e molto altro. Tutti questi aspetti delle attività aziendali finisco in un “flusso” che deve essere gestito al meglio, affinché tutto fili liscio.
I vantaggi apportati alle dinamiche aziendali da un software gestionale sono più di uno:
- Il lavoro viene reso più veloce, pratico e sicuro, in quanto il software è molto rapido, non sbaglia, ed è in grado di immagazzinare milioni di informazioni.
- Al software si può accedere anche da remoto, gestendo i flussi di lavoro e le informazioni salvate nel cloud in tempo reale, ovunque ci si trovi.
- I dati possono essere facilmente controllati, analizzati e incrociati tra loro in tempi brevissimi, creando dei report fondamentali per costruire una strategia efficace di marketing.
Un vecchio adagio recitava che il tempo è denaro: questa affermazione al giorno d’oggi è quanto mai condivisibile, in quanto il tempo risparmiato per l’organizzazione può essere utilizzato per i processi effettivi di lavoro.
Gestionali per officine: perché possono fare la differenza?
Il lavoro delle officine non è più quello di una volta: il mondo delle autoriparazioni si è evoluto insieme a quello delle vetture di cui si prende cura: così come è divenuto fondamentale possedere competenze specifiche e aggiornarsi continuamente, gestire in maniera appropriata il flusso delle attività (anche attraverso una corretta comunicazione col cliente) lo è altrettanto.
Gli attuali software gestionali per officina, anche i più basici, permettono di:
- Gestire un’agenda sulla quale memorizzare tutti gli appuntamenti con i clienti.
- Gestire tutte le informazioni relative a clienti e fornitori.
- Tenere la contabilità, controllando in tempo reale il fatturato.
- Gestire e immagazzinare tutti i documenti relativi alle varie fasi di lavoro dell’officina, dalla presa in carico della vettura fino alla fatturazione.
- Gestire il carico e lo scarico delle gomme dei clienti stoccate in magazzino.
- Gestire in maniera pratica e veloce lo stoccaggio dei ricambi, per controllare in tempo reale la quantità degli articoli presenti e procedere a eventuali ordinazioni.
Ma le funzionalità dei gestionali per officina non finiscono qui: una delle più pratiche è quella di poter gestire in automatico i richiami per tagliandi, revisioni e cambi gomme, creando dei modelli di mail ed sms personalizzati, per ricordare agli automobilisti le varie scadenze, dandogli la possibilità di prenotare direttamente l’appuntamento.
Per velocizzare e rendere sempre più precise e standardizzate le procedure, è inoltre possibile creare dei veri e propri “modelli di lavorazione”, diversificati per i vari interventi, da consultare all’occorrenza, risparmiando tempo e denaro.
Se il mondo dell’auto, è proprio il caso di dirlo, mai come ora corre veloce, quello delle officine deve fare altrettanto, e un buon software gestionale potrebbe fare la differenza…
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